人事档案是我国人事管理制度的一大重要特色。人事档案是记录员工的基本情况、学习经历、工作经历、个人能力、奖惩情况、任职和考核考察材料的集合，起着凭证、依据和参考的作用。如何做好人事档案管理，充分发挥人事档案的利用价值，我们来分享以下几点做法：

一、严把人事档案调入关，打好人事档案管理工作基础。

1、当完成招聘、员工确定入职报到之后，单位需要将员工的人事档案调入。对于调入的人事档案，应立即开展档案材料的审核工作：对不符合要求档案进行退回整改。人事档案中缺少档案材料会影响档案的流转，如：转正定级表、招工表等，缺少此类材料的档案在今后流转中会因无法确认参加工作时间而被各接档案单位拒绝接收，作为调入单位应尽可能规避风险，对不符合要求档案退回原单位，材料补充齐全后再接收。

2、对已调入的档案材料查漏补缺。档案中材料种类较多，由于历史原因，档案中材料经常会有缺失的现象。对新接收的档案应该按规定进行审核，对缺少的材料整理成表，通知员工本人联系原单位进行补充查找，对确实无法补充的材料应同员工沟通签字确认。

3、根据档案材料对人事信息进行审核。根据档案材料对员工的“三龄两历一身份"（年龄、工龄、党龄、工作经历、学习经历、干部身份）等人事信息进行核查，对认定不清、认定不准的信息重新认定，确保人事信息的真实可靠。

二、健全档案材料收集制度提高档案材料质量。

1、建立健全档案材料搜集和归档制度。人事档案材料的分类必须按照中组部制定的《干部档案工作条例》进行划分，档案正本划分为十大类：履历材料，自传材料、考察、考核、鉴定材料《学历、职称、学术水平及培训材料，政审材料》、党团组织建设中形成的材料、奖励材料、处分材料，工资待遇材料、其他可供组织参考的材料。材料产生的单位不仅仅是人力资源部，还涉及党团、审计监察等部门。为了保证材料齐全，首先应建立健全档案材料搜集和归档制度，要求各部门按时提交人事档案所收集材料，由于人事档案材料具有一定的专业性，建议在管理制度中将材料进行细化并定期组织培训宣传，保证材料收集及时完整。

2、对收集的档案材料进行鉴别。提高档案材料首先要鉴别材料是否属于档案中十大类材料，如果不属于，经鉴定后退还。同时，在档案材料审核中还应注意材料质量，防止出现字迹潦草、重名员工材料混淆、手续不完整、公章不准确的现象，要对档案材料从年龄、籍贯、性别、出身、家庭、工作单位、本人成分、人党团组织、职务、工资级别等基本情况方面进行核对以保证资料的准确性。

三、提高档案转递风险意识，做到档案转递必有回执。

档案转出是人事档案工作中的一个重要环节，当员工与单位解除劳动合同离职时，人事档案也要随员工转至新单位。人事档案转出有几点需要特别注意：

1、员工离职时，人事档案跟随员工一起转出。人事档案管理中“弃档"、“死档"、“口袋档案"的现象常有发生，似乎越来越多的人不关心自己的档案。这应该引起档案管理人员的足够重视，员工离职档案不转出时会带来一系列的后续问题，档案管理人员应尽最大努力转出人事档案，避免出现“弃档”、“死档”的现象。

2、选择安全的档案转递途径。人事档案属于国家机密文件，人事档案是自然形成的，很多材料具有原始性，因此十分强调安全，人事档案转出应通过机要的方式转出。如果离职员工档案的接收单位在同一城市，在接收单位同意的情况下也可以采用邮政机EMS形式或专人护送的方式转递。

3、跟踪档案转出情况，做好档案转出有回执收集。人事档案在转出后应及时联系接收单位，督促其尽快返回回执，确保本本档案有回执。

人事档案管理工作是人力资源管理的一项基础工作，也是一项保密性极强的工作。人事档案材料内容繁琐，工作量大，转入转出需要确保极高的责任心和安全性，因此，从业人员需要有耐心、细心、恒心，才能更好的完成该项工作。